職場溝通-需要留意提問的三種狀況

在職場工作中，
大家處在同一個認知上，
才能夠進行更好的合作，
所以在溝通的過程當中，
就會需要經常釐清提問，
確保彼此的認知一致，
相互理解，
當對方在表達時，
以下三種狀況都需要特別留意並提問釐清，

刪除

某些資訊細節忽略掉沒有講出來，
越熟悉的團隊越容易發生，
因為認為對方應該知道，
「下週要開策略會議」（下週哪天？何時？何地？）
「客戶在追資料」（什麼資料？何時要給？）
「這幫我交給會計」（什麼時候交？要做什麼？會計的誰？）
類似這樣忽略掉很多資訊，
為了確保認知相同，
就算自己大概知道忽略的訊息是什麼，
最好都再釐清提問，
避免
「我以為你知道」
「我以為你是指xx」
這樣的狀況發生，而造成後續的問題。

類化

以下三種都屬於類化，

1.把A事項跟B事項混為一談

有些人在表達事情的時候，
會把不同的事情混在一起講出來，
但自己可能沒有意識到，
比如在相近時間點的兩個客戶需求，
不小心混在一起，
你不確定他在講哪一個，
就需要馬上釐清，
也讓對方知道不要搞混。

2.認為兩件事情相同或相似

有些工作任務性質會差不多，
在表達時容易直接一筆帶過，
忽略了差異性
例如
「這次做法跟上次專案A一樣」

這句話除了類化以外，也刪除了許多細節，
所以都需要再進一步提問，
有哪些地方一樣？哪些不一樣？
明確的釐清相同與不同點。

3.無差別的大範圍歸類

通常都是在情緒化的狀況會講出來，
「業務都是愛錢」
「客戶都貪小便宜」
「廠商都愛拖時間」

這時除了安撫與同理對方的情緒以外，
記得還要多確認「是哪一個？」
除了幫助自己釐清以外，
也適時的引導對方回到特定人物/事項，
避免對方持續陷入一竿子打翻一艘船的認知。

扭曲

搞錯意思或是曲解原意，
通常會是一個互動過程中，
某一方誤解，而造成後續問題，
比如你可能請對方留意一下工作細節，
對方卻誤解成你在質疑對方的工作能力，
這時除了澄清自己的原意以外，
最好也跟對方確認，
是哪個部份讓對方會這樣認為，

除了可以統一雙方在語意上的認知以外，
彼此也會更理解對方，
比較困難的是如果對方沒有表達的話，
我們也無從得知是否扭曲了原意，
但只要有表達，都是很好的釐清機會。