時間與任務管理
時間與任務管理
把時間用在最能產生成果的事情上
從分辨輕重緩急開始，運用 SMART 原則把目標寫清楚、把任務拆小，善用零碎時間持續推進；再搭配 AI 縮短工作時間，並透過 ARCI 法則與精準溝通，減少團隊協作中的時間浪費。
從個人效率到團隊協作
讓重要的事持續有進度，也讓團隊少走冤枉路。
個人效率管好自己的時間與任務
分辨輕重緩急
把時間用在對的事
拆解目標任務
零碎時間也能推進
善用 AI 加速
縮短工作完成時間
團隊協作減少與他人合作的時間浪費
釐清協作責任
減少團隊時間浪費
精準明確溝通
減少來回與重工
時間管理矩陣
先分清楚「重要」與「緊急」，才知道時間該花在哪裡。
高重要性低
重要 × 不緊急
重要 × 緊急
不重要 × 不緊急
不重要 × 緊急
低緊急性高
判斷重要性的三要素：目標他人未來
讓目標前進、讓協作順暢
一個工具管好自己的任務，一個工具理清團隊的分工。
個人
SMART 原則 × 任務拆解
Specific明確的
Measurable可衡量
Achievable可達成
Relevant相關的
Time-bound有時限的
重要的事常因為目標模糊、任務過大而一再延後。先用 SMART 原則把目標寫清楚，再拆解到 10～20 分鐘可以處理的動作，善用零碎時間推進。
團隊
ARCI 法則
A當責者
R責任者
C被諮詢者
I被告知者
釐清當責者、責任者、被諮詢者與被告知者，讓交辦雙方對目標、標準與期限有一致的理解，減少協作中的時間浪費。
AI 節省時間四招
以自己拆解出的任務清單，思考哪些動作適合交給 AI，並透過講師示範了解實際應用方式。
第一招
啟動助攻
讓你不用從空白開始
第二招
同步多工
讓工作不必全部排隊等你
第三招
專屬分工
把特定功能設定成專案或 Skill
第四招
定時自動
讓例行工作自己準時啟動
不是更忙，而是讓 AI 先起步、同步推進、專屬分工、自動執行。
課程內容
循序漸進的學習路徑，從個人效率延伸到團隊協作。
01
時間管理的基礎概念
- 時間管理常見的誤解與誤區
- 區分輕重緩急的時間管理矩陣
- 判斷重要性程度的三要素：目標、他人、未來
- 輕重緩急判斷練習：以實際待辦進行分類與排序
02
明確目標與任務拆解，善用零碎時間
- 運用 SMART 原則釐清目標
- 目標任務的拆解練習
- 善用零碎時間推進目標
03
善用 AI 輔助，縮短工作完成時間
- 適合 AI 協助的工作類型
- AI 加速工作的四種型態：啟動助攻、同步多工、專屬分工、定時自動
04
減少團隊協作中的時間浪費
- 團隊協作中常見的時間浪費來源
- 促進團隊良好協作的 ARCI 法則
- 主管與部屬視角的任務釐清練習
05
精準明確的溝通，減少來回與重工
- 傾聽與提問：溝通時要掌握的關鍵資訊
- 職場溝通常見誤區：負向語氣與改寫練習
- 金字塔表達：結論先行的回報與說明
- 綜合演練：以工作情境完成一次交辦或回報
課程效益：將理論化為行動
- 提升判斷輕重緩急的能力，把時間用在最能產生成果的任務上。
- 把模糊的目標寫清楚、拆小，善用零碎時間持續推進。
- 判斷哪些工作適合交給 AI，實際縮短工作完成時間。
- 釐清協作角色與責任，讓交辦與回報一次到位，減少來回與重工。