AI 時代的時間管理基礎三招

去年上過時間管理課程的一位訓練承辦人，
最近在跟我討論今年的規劃。

她順口問了一句：

「老師，現在大家都在用 AI，
時間管理跟任務管理這件事，
跟以前比起來，是不是有什麼不一樣了？」

這個問題我覺得它背後其實有一個更真實的疑問
「以前學的那些方法，現在還適用嗎？」

我的答案是：當然還適用，而且是底蘊。
 

舊方法不是被淘汰，是變成基本功

四象限、要事第一、任務拆解、優先順序，
這些方法沒有一個過時。

你如果分不清什麼重要什麼緊急，
把 AI 放進來，只會讓你更快地把不重要的事做完。

任務要先拆得開，你才知道哪一段可以交出去；
輕重要先分得清，你才知道哪一段值得自己花時間。

所以 AI 沒有取代這些判斷，
它是在你判斷完之後，多給了你一個以前沒有的選項，

以前你判斷完，只能決定「先做哪一件」。
現在你判斷完，還可以決定「哪一件不用我做」。

以下是 AI 時代時間管理的基本三招
 

一、啟動助攻

以前一份企劃最花時間的，常常是前面那三十分鐘。

資料還沒整理、方向還沒想清楚，
你盯著空白的檔案，在等一個開頭，

現在你可以先讓 AI 整理資料、抓重點、發想方向，或先產一版初稿，
你坐下來面對的不是空白，是一份已經可以修改、判斷、討論的東西，

一樣是三十分鐘，過去可能連第一頁都沒想好，
現在可以有一整份完整資料開始進行優化修改。
 

二、同步多工

過去我們不管能力有多好，都要懂得取捨，

手上五件事，你一次只能處理一件，
所以要排順序、要學會說不、要放掉一些東西，

當事情都必須我們親自處理的時候，就只能乖乖讓事情排隊，
但現在只要是沒有前後依賴的，就能夠同步進行，

你在開會，AI 同時整理上一場的會議紀錄；
AI 在跑資料分析，你去看另一份文件，
只要花一點時間下指令給 AI ，就可以去進行其他事。

 

三、定時自動

可能有些固定時間就需要處理的事情，
例如每天第一件工作是先檢查mail，
每週要整理業績報表，
都要自己一個一個看，一個一個檢查。

現在這些頻率固定、規則清楚、格式固定的工作，都可以設成定時自動執行。

每天早上自動整理信件重點；
每週五自動彙整進度；
每月自動產出報表摘要；
不用自己再花時間親手做。

找一件「每天/每週都出現、內容不同但做法一樣」的事，
那通常就是最適合的第一個，
先花點時間把它設定好，
讓它先跑個幾次循環，
每次都確認是否沒問題，或者需要再修改，
確認它做出來的東西你放心了，再真正放手。

 

• 啟動助攻，是讓 AI 先起步；
• 同步多工，是讓人跟 AI 一起推進；
• 定時自動，是讓固定的工作自己準時執行。

但三招都需要有個前置個動作，
把任務拆開，判斷輕重，然後決定哪一段自己做、哪一段交出去。

所以，前面這些前置動作，還是以前學的那一套。